Polityka Przechowywania Danych

Ostatnia aktualizacja: 3 grudnia 2024

Niniejsza Polityka Przechowywania Danych określa zasady, według których sybyziu przechowuje, archiwizuje i usuwa dane osobowe oraz inne informacje gromadzone w związku ze świadczeniem usług za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem sybyziu.com. Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie przejrzystości w zakresie zarządzania danymi oraz ochrona interesów użytkowników.

1. Zakres stosowania

Niniejsza polityka dotyczy wszystkich danych przetwarzanych przez sybyziu w związku z korzystaniem z usług platformy, w tym danych przekazywanych przez użytkowników podczas rejestracji, korzystania z funkcji serwisu, kontaktu z obsługą klienta oraz realizacji zleceń.

Polityka obejmuje dane przechowywane w systemach informatycznych sybyziu, bazach danych, kopiach zapasowych oraz archiwach elektronicznych, niezależnie od miejsca ich fizycznego przechowywania.

2. Kategorie przechowywanych danych

2.1 Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Do tej kategorii należą imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny oraz inne dane podane przez użytkownika w procesie rejestracji lub aktualizacji profilu.

2.2 Dane dotyczące korzystania z usług

Obejmują historię zamówień, treść zleceń, korespondencję z konsultantami, dokumenty przesłane w ramach realizacji usług, a także notatki i materiały robocze wytworzone w toku świadczenia usług.

2.3 Dane techniczne i analityczne

Zalicza się do nich adresy IP, dane dotyczące urządzeń i przeglądarek, logi systemowe, pliki cookie oraz dane o sposobie korzystania z serwisu, zbierane automatycznie podczas odwiedzin platformy.

2.4 Dane finansowe i transakcyjne

Obejmują informacje o dokonanych płatnościach, historię transakcji, dane rozliczeniowe oraz dokumenty finansowe wystawione w związku ze świadczonymi usługami. Pełne dane kart płatniczych nie są przechowywane przez sybyziu.

2.5 Dane komunikacyjne

Treści wiadomości przesyłanych za pośrednictwem formularzy kontaktowych, czatu, poczty elektronicznej oraz innych kanałów komunikacji udostępnionych przez platformę.

3. Okresy przechowywania danych

Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone, z uwzględnieniem wymogów prawnych, uzasadnionych interesów biznesowych oraz zasad minimalizacji danych.

Kategoria danych	Standardowy okres przechowywania	Podstawa
Dane konta użytkownika	Przez czas trwania konta + 3 lata po jego usunięciu	Realizacja umowy, uzasadniony interes
Historia zleceń i usług	5 lat od daty realizacji zlecenia	Uzasadniony interes, obowiązki dokumentacyjne
Dane finansowe i rozliczeniowe	7 lat od daty wystawienia dokumentu	Wymogi rachunkowe i podatkowe
Korespondencja z obsługą klienta	3 lata od daty ostatniego kontaktu	Uzasadniony interes, obsługa reklamacji
Dane techniczne i logi systemowe	12 miesięcy od daty wygenerowania	Bezpieczeństwo systemu, diagnostyka
Dane analityczne i pliki cookie	Do 13 miesięcy od daty zebrania	Analiza ruchu, ulepszanie usług
Dane marketingowe (zgoda)	Do wycofania zgody lub 3 lata od jej udzielenia	Zgoda użytkownika
Kopie zapasowe	Do 90 dni od daty utworzenia kopii	Ciągłość działania, odtwarzanie danych

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą.

4. Podstawy prawne przechowywania danych

Przechowywanie danych odbywa się wyłącznie w oparciu o jedną z następujących podstaw:

Realizacja umowy - dane są przechowywane w zakresie niezbędnym do wykonania usług zamówionych przez użytkownika oraz obsługi posprzedażowej.

Uzasadniony interes administratora - przechowywanie danych służy zapewnieniu bezpieczeństwa platformy, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami oraz doskonaleniu jakości świadczonych usług.

Obowiązek prawny - część danych jest przechowywana w związku z wymogami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisów rachunkowych i podatkowych.

Zgoda użytkownika - w przypadkach, gdy przetwarzanie danych opiera się na dobrowolnej zgodzie, dane są przechowywane do czasu jej wycofania lub przez okres wskazany w treści zgody.

5. Procedura usuwania danych

5.1 Automatyczne usuwanie

Systemy sybyziu są skonfigurowane w sposób umożliwiający automatyczne usuwanie lub anonimizację danych po upływie zdefiniowanych okresów przechowywania. Procesy te są regularnie weryfikowane i aktualizowane.

5.2 Usuwanie na żądanie

Użytkownik ma prawo złożyć wniosek o usunięcie swoich danych przed upływem standardowego okresu przechowywania. Wniosek zostanie rozpatrzony w terminie 30 dni od jego otrzymania. Usunięcie danych może być ograniczone w zakresie, w jakim ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa lub niezbędne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

5.3 Usuwanie konta

W przypadku usunięcia konta użytkownika dane identyfikacyjne i operacyjne są dezaktywowane niezwłocznie, natomiast ich trwałe usunięcie następuje zgodnie z harmonogramem określonym w sekcji 3 niniejszej polityki, z uwzględnieniem obowiązujących wymogów prawnych.

6. Kopie zapasowe i archiwizacja

sybyziu tworzy regularne kopie zapasowe danych w celu zapewnienia ciągłości działania usług i możliwości odtworzenia danych w przypadku awarii. Kopie zapasowe są przechowywane przez okres do 90 dni, po czym są trwale usuwane.

Dane usunięte z aktywnych systemów mogą przez ograniczony czas pozostawać w kopiach zapasowych do momentu ich nadpisania lub usunięcia zgodnie z harmonogramem rotacji kopii. Dostęp do kopii zapasowych jest ściśle ograniczony i monitorowany.

7. Bezpieczeństwo przechowywanych danych

Dane przechowywane przez sybyziu są chronione przy użyciu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w tym szyfrowania danych w spoczynku i podczas transmisji, kontroli dostępu opartej na rolach, regularnych audytów bezpieczeństwa oraz procedur reagowania na incydenty.

Dostęp do danych jest przyznawany wyłącznie upoważnionym pracownikom i współpracownikom sybyziu, którzy zobowiązani są do zachowania poufności przetwarzanych informacji.

8. Przekazywanie danych podmiotom trzecim

Dane mogą być przekazywane zewnętrznym dostawcom usług wspierających działalność sybyziu, takim jak dostawcy infrastruktury chmurowej, systemy płatności czy narzędzia analityczne. Każdy podmiot trzeci jest zobowiązany do przestrzegania zasad ochrony danych zgodnych z niniejszą polityką oraz obowiązującymi przepisami prawa.

sybyziu nie sprzedaje danych użytkowników podmiotom trzecim w celach marketingowych.

9. Prawa użytkownika

W odniesieniu do przechowywanych danych użytkownikowi przysługują następujące prawa:

Prawo dostępu - możliwość uzyskania informacji o zakresie przechowywanych danych oraz ich kopii.

Prawo do sprostowania - możliwość żądania poprawienia nieaktualnych lub nieprawidłowych danych.

Prawo do usunięcia - możliwość żądania trwałego usunięcia danych, z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z przepisów prawa.

Prawo do ograniczenia przetwarzania - możliwość żądania wstrzymania aktywnego przetwarzania danych przy jednoczesnym zachowaniu ich w systemie.

Prawo do przenoszenia danych - możliwość otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.

Prawo do sprzeciwu - możliwość wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie administratora.

Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować na adres e-mail: [email protected] .

10. Zmiany w polityce przechowywania danych

sybyziu zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki w dowolnym czasie. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatu wyświetlanego na platformie. Dalsze korzystanie z usług po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanej polityki.

Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna na stronie sybyziu.com.

11. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących przechowywania danych lub realizacji praw użytkownika prosimy o kontakt:

sybyziu
Lea 12A, 30-048 Kraków, Poland
E-mail: [email protected]
Telefon: +48 32 426 62 99